Huoltoyhtiön kilpailutus: käytännön opas taloyhtiön hallitukselle
Jäävätkö huoltopyynnöt odottamaan, tuleeko laskuille yllättäviä lisätöitä tai onko epäselvää, mitä huoltosopimukseen kuuluu? Kilpailutus auttaa selvittämään, millaista palvelua taloyhtiö tarvitsee ja mitä se maksaa.
Vertailun pohjaksi tarvitaan selkeä tehtävälista, tieto nykyisistä kustannuksista ja yhteiset valintaperusteet. Tässä oppaassa käydään läpi, miten valmistelet kilpailutuksen, vertailet tarjoukset ja huolehdit mahdollisen vaihdon sujuvuudesta.
Jos haluat ensin selvittää Domion hinnan taloyhtiöllesi, siirry suoraan hintalaskuriin.
Milloin huoltoyhtiön kilpailutusta kannattaa harkita?
Kilpailutusta kannattaa harkita, kun nykyinen palvelu ei vastaa taloyhtiön tarpeita tai hinnan ja palvelusisällön suhde on epäselvä. Arjessa tämä voi näkyä esimerkiksi näin:
Käykää havaitut puutteet ensin läpi nykyisen huoltoyhtiön kanssa. Jos ongelma johtuu epäselvästä tehtäväjaosta, sopimuksen tarkentaminen voi auttaa. Kilpailutuksen jälkeenkin nykyisen yhteistyön jatkaminen voi olla perusteltu ratkaisu.
-
Työt jäävät tekemättä
Sovittuja töitä jää toistuvasti tekemättä.
-
Huoltopyynnöt jumittavat
Asukkaat eivät saa tietoa huoltopyyntöjensä etenemisestä.
-
Yllättävät lisälaskut
Lisälaskuista ei selviä, miksi työ ei kuulu kuukausihintaan.
-
Tarpeet ovat muuttuneet
Taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet, mutta sopimus on pysynyt ennallaan.
-
Kulut ovat epäselviä
Hinnankorotusten perusteet tai nykyisen palvelun kokonaiskulut ovat epäselviä.
1. Selvitä nykyinen palvelu ja sen kokonaiskulut
Kerää lähtötiedot ennen uusien tarjousten pyytämistä. Näin pystyt kertomaan tarjoajille, mitä taloyhtiö tarvitsee ja mihin nykyistä palvelua verrataan.
Kysy myös asukkailta, mikä huollossa toimii ja missä on parannettavaa. Erota palautteesta sovittujen töiden puutteet ja uudet palvelutoiveet. Esimerkiksi toive tiheämmästä porrassiivouksesta on eri asia kuin sovitun siivouskerran jääminen väliin.
-
Nykyinen sopimus
Mitä tehtäviä siihen sisältyy ja mitä on rajattu ulkopuolelle?
-
12 kuukauden laskut
Erittele kuukausimaksut, lisätyöt, materiaalit ja muut veloitukset.
-
Kiinteistön perustiedot
Rakennukset, asuntojen ja porrashuoneiden määrä, piha-alueet sekä huollettavat tilat.
-
Huoltokirja
Mitä huoltoa kiinteistölle on suunniteltu ja millä aikataululla?
-
Toistuvat ongelmat
Kirjaa konkreettiset esimerkit ja niiden vaikutus asukkaiden arkeen.
2. Laske huollon hinta taloyhtiöllesi
Domion hintalaskurilla saat suoraan näkyviin kiinteistöhuollon suuntaa-antavan kuukausihinnan. Aloita syöttämällä kiinteistön osoite.
Laskurin hinta tarkentuu kohteen tarpeiden ja maksuttoman kartoituksen perusteella. Kun vertaat tulosta nykyiseen sopimukseen, tarkista myös palvelujen sisältö: mitkä työt kuuluvat hintaan ja mistä veloitetaan erikseen?
3. Kirjoita tarjouspyyntöön, mitä huollon pitää tehdä
Pyydä kaikilta huoltoyhtiöiltä tarjous samoilla lähtötiedoilla ja samalla tehtäväluettelolla. Pelkkä maininta ”taloyhtiön kiinteistöhuolto” jättää liikaa tulkinnanvaraa.
Kuvaa tehtävän lisäksi sen laajuus, ajankohta tai toistuvuus sekä odotettu lopputulos. Käy läpi ainakin seuraavat kokonaisuudet taloyhtiön tarpeiden mukaan.
Liitä tarjouspyyntöön vastausaika, toivottu palvelun aloituspäivä ja yhteyshenkilö lisäkysymyksiä varten. Järjestä tarvittaessa kohdekäynti ja toimita vertailuun vaikuttavat tarkennukset kaikille tarjoajille.
Lumityöt ja liukkaudentorjunta
Määrittele hoidettavat alueet, käsin tehtävät lumityöt, lumen varastointipaikat ja kiireellisimmät kulkureitit. Pyydä kuvaus siitä, milloin töihin ryhdytään ja miten ne hoidetaan runsaan lumisateen aikana. Selvitä erikseen hiekoitusmateriaalien ja lumen poiskuljetuksen hinnoittelu.
Pihan ja jätekatoksen hoito
Kirjaa mukaan tarvittavat nurmikonleikkuut, istutusten hoito, roskien keruu sekä kevät- ja syystyöt. Sovi myös jätekatoksen siisteydestä ja siitä, miten rikkoutuneista astioista tai puutteellisista tyhjennyksistä ilmoitetaan.
Tekninen huolto ja kulutuksen seuranta
Yksilöi seurattavat laitteet, tarkastukset ja huoltokirjan mukaiset tehtävät. Jos palveluun halutaan veden tai energiankulutuksen seurantaa, määrittele, kuka tarkistaa tiedot ja miten poikkeamiin reagoidaan.
Siivous ja yhteiset tilat
Luettele siivottavat tilat, tehtävät ja käyntitiheys. Selvitä, kuuluvatko esimerkiksi saunatilat, ikkunanpesut ja lattioiden peruspesut tarjoukseen vai hinnoitellaanko ne erikseen.
Huoltopyynnöt ja päivystys
Pyydä kuvaus vikailmoitusten vastaanotosta, kiireellisten tilanteiden hoidosta ja asukasviestinnästä. Selvitä myös, mitkä päivystyskäynnit ja korjaustyöt sisältyvät kuukausihintaan.
4. Vertaa vuosikustannuksia samalla palvelusisällöllä
Kuukausihinta on yksi osa kokonaisuutta. Laske sen rinnalle taloyhtiön tarvitsemat erikseen veloitettavat työt. Käytä lisätöiden arvioinnissa samaa työmäärää jokaiselle tarjoajalle.
Seuraava laskelma on kuvitteellinen. Molempien tarjousten arvonlisävero on käsitelty samalla tavalla, ja vertailu koskee samoja tarvittavia töitä.
Esimerkki huoltotarjousten vuosikustannusten vertailusta
Tässä esimerkissä B:n korkeampi kuukausimaksu johtaa 600 euroa pienempään vuosikustannukseen. Arvio riippuu lisätöiden toteutumisesta, joten myös laskelman oletukset kannattaa kirjata näkyviin.
Huoltoyhtiö A
- Kuukausimaksu
- 900 €
- Kuukausimaksut vuodessa
- 10 800 €
- Vertailuun kuuluvat lisätyöt vuodessa
- Arviolta 2 400 €
- Vertailukustannus vuodessa
- 13 200 €
Huoltoyhtiö B
- Kuukausimaksu
- 1 050 €
- Kuukausimaksut vuodessa
- 12 600 €
- Vertailuun kuuluvat lisätyöt vuodessa
- Sisältyvät kuukausimaksuun
- Vertailukustannus vuodessa
- 12 600 €
Tarkista tarjouksista lisäksi tuntihinnat, vähimmäisveloitukset, matkakulut, materiaalikulut, päivystyslisät ja hinnantarkistusten ehdot. Pyydä epäselvistä kohdista kirjallinen tarkennus ennen päätöstä.
5. Selvitä, miten palvelu toimii käytännössä
Hinta ei yksin kerro työn laadusta. Pyydä huoltoyhtiötä kuvaamaan, miten juuri teidän kiinteistönne hoidetaan ja miten ongelmat ratkaistaan.
Erota toisistaan ilmoituksen kuittaus, paikalle saapuminen ja vian korjaaminen. Lupaus nopeasta reagoinnista jää epäselväksi, jos ei sovita, mitä sillä tarkoitetaan.
Pyydä myös referenssejä samankaltaisista taloyhtiöistä. Kysy niiltä esimerkiksi talvikunnossapidon toimivuudesta, laskutuksen selkeydestä ja siitä, miten huoltoyhtiö on hoitanut palvelupuutteet. Yksittäinen verkkoarvostelu antaa tähän vain rajallisesti tietoa.
-
Vastuu ja sijaisuudet
Kuka vastaa kiinteistöstä ja miten sijaisuudet järjestetään?
-
Huoltopyynnön kuittaus
Milloin tavallinen huoltopyyntö kuitataan vastaanotetuksi?
-
Kiireellinen vika
Miten kiireellinen vika ilmoitetaan työajan ulkopuolella?
-
Asukasviestintä
Miten asukas saa tiedon työn etenemisestä ja valmistumisesta?
-
Ilmoitus ilman verkkoa
Miten huoltopyynnön voi tehdä ilman verkkopalvelua?
-
Puutteellinen työ
Miten tekemättä jäänyt tai puutteellinen työ korjataan?
-
Huoltoraportti
Voiko hallitus nähdä esimerkin huoltoraportista?
6. Kirjaa sovitut asiat sopimukseen ja valmistele vaihto
Varmista ennen allekirjoitusta, että sopimuksessa ja sen liitteissä ovat mukana sovitut tehtävät, hinnat, palveluajat, raportointi ja lisätöiden hyväksymiskäytäntö. Kirjaa myös sopimuksen voimassaolo, hinnantarkistukset ja päättämisen ehdot.
Jos huoltoyhtiö vaihtuu, tarkista nykyisen sopimuksen ehdot ennen irtisanomista. Sovita vanhan palvelun päättyminen ja uuden alkaminen yhteen, jotta huoltoon ei jää katkosta.
Sopikaa, kuka vastaa seuraavista käytännön asioista:
-
Avaimet ja kulkuoikeudet
Luovutus ja vanhojen käyttöoikeuksien poistaminen.
-
Huoltokirja ja laitetiedot
Huoltokirjan, laitetietojen ja huoltoaikataulujen siirtäminen.
-
Keskeneräiset työt
Keskeneräisten huoltopyyntöjen ja tiedossa olevien vikojen läpikäynti.
-
Perehdytys kohteeseen
Uuden huoltoyhtiön perehdytys kiinteistöön.
-
Asukastiedotus
Aloituspäivä, yhteystiedot ja vikailmoitusten tekeminen.
7. Sovi palvelun seurannasta heti alussa
-
Aloitus
Aloituspalaveri
Sopikaa aloituspalaverissa, miten hallitus seuraa sovittujen töiden toteutumista ja kenelle puutteista ilmoitetaan.
-
2–3 kuukautta
Ensimmäinen seurantapalaveri
Varatkaa ensimmäinen seurantapalaveri esimerkiksi 2–3 kuukauden päähän.
-
Talvi ja kesä
Kausiarviointi
Talvi- ja kesätöiden toimivuutta kannattaa arvioida myös kyseisen kauden aikana.
-
Palaverissa
Seurannan sisältö
Käykää seurannassa läpi tehdyt ja keskeneräiset työt, huoltopyyntöjen käsittely, asukaspalaute sekä lisälaskutuksen perusteet. Jos jokin ei toimi, kirjatkaa korjaava toimenpide, vastuuhenkilö ja määräaika.
Aloittakaa kilpailutuksen valmistelu kokoamalla nykyinen sopimus, vuoden huoltolaskut ja kolme tärkeintä parannustarvetta. Niiden avulla tarjouspyynnöstä tulee konkreettinen ja tarjousten vertailusta helpompaa. Domion hinnan selvittämisen voit aloittaa artikkelin hintalaskurista.
Jäikö jokin mietityttämään?
Pyydä tarjous, niin kerromme, miten kilpailutus ja huoltosopimus kannattaa hoitaa.